شجرة التصنيف
تصنيف هرمي حسب النوع والإدارة والسنة والجهة، يُبنى ليعكس طريقة عمل الجهة لا نموذجًا نظريًا.
ميزة · المحتوى
الأرشفة الإلكترونية: أرشيف يُسأل ويُجيب، لا مستودع يُخزَّن ويُنسى
الفرق بين أرشيف حيّ وأرشيف ميت ليس في التقنية بل في التصنيف: تصنيف يعكس عمل الجهة يجعل الاسترجاع بديهيًا، وتصنيف عشوائي يجعل الرقمنة نسخة إلكترونية من الفوضى.
ما هي الأرشفة الإلكترونية؟
الأرشفة الإلكترونية هي حفظ وثائق المنشأة بصيغة رقمية داخل نظام يصنّفها ويفهرسها ويضبط من يصل إليها ويحدّد مدة الاحتفاظ بها. لا تعني مجرد مسح الورق: المسح بلا تصنيف ولا فهرسة ولا صلاحيات ينتج مستودع صور لا يمكن الاعتماد عليه. الأرشفة الحقيقية تجعل أي وثيقة قابلة للاسترجاع بشروط بحث متعددة وبأثر مسجّل لكل اطّلاع.
مكوّنات الأرشفة داخل النظام
البيانات الوصفية
حقول إلزامية عند القيد: النوع، التاريخ، الجهة، الرقم، درجة السرية، مدة الاحتفاظ.
الفهرسة بالنص
محتوى المستند نفسه مفهرس عبر القراءة الآلية. تفاصيل OCR
الإصدارات
كل نسخة من المستند محفوظة برقم إصدار وتاريخ، فلا تُفقد النسخة السابقة عند التحديث.
الصلاحيات
من يرى، من يُنزّل، من يطبع — على مستوى التصنيف والمستند. الصلاحيات
سياسة الاحتفاظ
مدة لكل تصنيف، وتنبيه عند استحقاق المراجعة، ولا إتلاف تلقائي بلا اعتماد.
ما الذي يميّز الأرشفة داخل نظام مراسلات عن نظام أرشفة منفصل
كثير من الجهات تشتري نظام أرشفة مستقلًا ثم تكتشف أن الوثائق فيه منفصلة عن سياقها.
- الوثيقة مرتبطة بمعاملتها — تفتح الخطاب فترى المعاملة التي جاء منها والردود عليها، لا الصورة وحدها.
- الأرشفة تحدث تلقائيًا — المعاملة المغلقة تُؤرشف بتصنيفها دون خطوة يدوية منفصلة.
- بيانات وصفية بلا إدخال مزدوج — تُملأ عند القيد وتنتقل إلى الأرشيف كما هي.
- صلاحية واحدة — لا تختلف صلاحية الاطّلاع بين نظام المراسلات ونظام الأرشيف.
- سجل تدقيق موحّد — أثر واحد يغطّي دورة المعاملة والاطّلاع على أرشيفها. سجل التدقيق
سياسة الاحتفاظ: القرار الذي يُؤجَّل دائمًا
أغلب الجهات تبدأ الرقمنة بلا سياسة احتفاظ، فتتراكم الوثائق رقميًا كما تراكمت ورقيًا. النتيجة أرشيف يكبر بلا حد، وتكلفة تخزين ونسخ احتياطي تتصاعد، ومخاطرة بالاحتفاظ ببيانات شخصية بعد انتفاء الحاجة إليها.
الممارسة الصحيحة أن تُحدَّد مدة احتفاظ لكل تصنيف من البداية، وأن يُنبَّه المسؤول عند استحقاق المراجعة بدل الإتلاف التلقائي. القرار النهائي بالإتلاف يبقى بشريًا ومُعتمَدًا ومُسجَّلًا.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق؟
الأرشفة تركّز على حفظ ما انتهى العمل عليه واسترجاعه لاحقًا. إدارة الوثائق تركّز على الوثيقة أثناء استخدامها: إصداراتها، تحريرها، اعتمادها، مشاركتها. النظامان مترابطان، والوثيقة تنتقل من الإدارة النشطة إلى الأرشيف عند انتهاء دورتها. تفاصيل إدارة الوثائق.
كم مساحة تخزين يحتاجها الأرشيف الرقمي؟
تعتمد على عدد الصفحات ودقة المسح وصيغة الحفظ. المسح بدقة 300 نقطة بالبوصة بصيغة مضغوطة ينتج حجمًا معقولًا للمستندات النصية. نُقدّر المساحة المطلوبة ضمن دراسة المشروع بناءً على حصر أرشيفك الفعلي.
هل يمكن استيراد أرشيف رقمي موجود مسبقًا؟
نعم. تُستورَد الملفات مع بياناتها الوصفية إن كانت متوفّرة في جدول أو قاعدة بيانات، ثم تُفهرس بالقراءة الآلية. الأرشيف الرقمي غير المصنّف يحتاج مرحلة تصنيف قبل الاستيراد لتجنّب نقل الفوضى كما هي.
من يستطيع حذف وثيقة من الأرشيف؟
الحذف مقيّد بصلاحية خاصة ومنفصلة عن صلاحية التعديل، ويُسجَّل في سجل التدقيق باسم من نفّذه ووقته وسببه. في التصنيفات الحسّاسة يمكن منع الحذف نهائيًا والاكتفاء بوضع علامة "ملغى" على الوثيقة.
كيف نضمن استمرار قراءة الملفات بعد سنوات؟
بالحفظ في صيغ مفتوحة ومستقرّة مثل PDF/A للوثائق النهائية، وتجنّب الصيغ المرتبطة ببرنامج بعينه، مع نسخ احتياطية تُختبر استعادتها دوريًا لا تُحفظ وتُنسى.
شاهد النظام على معاملاتك أنت، لا على بيانات تجريبية
نعرض عليك النظام في جلسة قصيرة بنماذج معاملات جهتك نفسها: خطاب وارد يُقيَّد ويُحال ويُعتمد ويُؤرشف أمامك.