صلاحيات المستخدمين: من يرى، من يقيّد، من يعتمد
الصلاحيات ليست إعدادًا يُضبط مرة عند التركيب. هي الطبقة التي تحدّد ما إذا كان النظام يحمي مراسلات الجهة أو يفتحها للجميع باسم "التسهيل".
كيف تعمل الصلاحيات في نظام الاتصالات الإدارية؟
الصلاحيات تُمنح للأدوار الوظيفية لا للأشخاص، وتُحدَّد على ثلاثة محاور معًا: الوظيفة (قيد، إحالة، اعتماد، اطّلاع، حذف)، النطاق التنظيمي (إدارة، فرع، الجهة كاملة)، ودرجة سرية المستند. الموظف يرى ما يقع عند تقاطع المحاور الثلاثة فقط. عند تغيّر شاغل الوظيفة تنتقل الصلاحية مع الدور تلقائيًا.
محاور الصلاحية الثلاثة
| المحور | ما يحدّده | مثال |
|---|---|---|
| الوظيفة | ما الذي يستطيع المستخدم فعله | موظف القيد يقيّد ولا يعتمد؛ المدير يعتمد ولا يقيّد |
| النطاق | على أي بيانات ينطبق | مدير فرع جدة يرى معاملات فرعه فقط |
| درجة السرية | أي مستوى حساسية يُسمح بالاطّلاع عليه | الخطابات السرّية لا تظهر لغير المخوّلين ولو كانت في إدارته |
مبادئ الضبط المطبَّقة
- الحد الأدنى من الامتياز — يُمنح المستخدم أقل صلاحية تكفي لأداء عمله، ثم تُوسَّع عند الحاجة لا العكس.
- فصل المهام — من يقيّد لا يعتمد، ومن يعتمد لا يعدّل السجل. هذا يمنع إتمام إجراء كامل بيد واحدة.
- الصلاحية للدور لا للشخص — انتقال الموظف أو تركه العمل لا يترك صلاحيات معلّقة.
- الحجب لا التعتيم — المستند السرّي لا يظهر أصلًا في نتائج البحث لغير المخوّل، لا يظهر عنوانه ويُمنع فتحه.
- كل وصول مسجَّل — الاطّلاع نفسه حدث يُسجَّل، لا التعديل فقط. سجل التدقيق
- مراجعة دورية — تقرير يعرض من يملك صلاحيات واسعة ومن لم يستخدم صلاحيته منذ مدة، لمراجعتها.
الخطأ الشائع في إعداد الصلاحيات
أكثر ما نراه في المشاريع أن الجهة تبدأ بصلاحيات واسعة "حتى لا يتعطّل العمل"، على أمل تضييقها لاحقًا. هذا التضييق لا يحدث تقريبًا أبدًا، لأن كل تقليص لاحق يُقابَل باعتراض من موظف اعتاد الوصول.
البديل العملي هو البدء بمصفوفة صلاحيات مبنية على الهيكل التنظيمي الفعلي، مع قناة سريعة لطلب توسيع الصلاحية عند الحاجة. توسيع صلاحية عند الطلب أسهل بكثير من سحب صلاحية مُنحت.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن منع تنزيل مستند مع السماح بعرضه؟
نعم. صلاحيات العرض والتنزيل والطباعة منفصلة، ويمكن السماح بالاطّلاع داخل النظام فقط لبعض التصنيفات الحسّاسة.
كيف تُدار الصلاحيات عند انتهاء خدمة موظف؟
بإيقاف الحساب لا حذفه، حتى تبقى سجلات ما نفّذه سليمة في سجل التدقيق. معاملاته المفتوحة تنتقل إلى شاغل الدور الجديد أو يعيد رئيس الإدارة توزيعها.
هل يمكن ربط الصلاحيات بنظام الجهة للمستخدمين؟
نعم، عبر الربط بدليل الجهة (Active Directory / LDAP)، فيُدار إنشاء الحساب وإيقافه مركزيًا، مع بقاء صلاحيات النظام الوظيفية مُعرَّفة داخله.
من يستطيع تغيير الصلاحيات؟
مدير النظام في الجهة فقط، وكل تغيير في الصلاحيات يُسجَّل في سجل التدقيق باسم من نفّذه ووقته. يُنصح بحصر هذه الصلاحية في شخصين على الأكثر.
هل يمكن إعطاء صلاحية مؤقتة؟
نعم، بتاريخ بداية ونهاية — مفيدة للتفويض أثناء الإجازات أو لمشروع محدّد المدة. تنتهي الصلاحية تلقائيًا دون الحاجة لتذكّر سحبها.
اطلب عرضًا فنيًا مطابقًا لمتطلبات جهتك
نُعدّ لك ملفًا فنيًا يشمل معمارية النظام وخيارات الاستضافة داخل المملكة وضوابط الصلاحيات وسجل التدقيق وخطة الترحيل والتكامل.