التقارير ولوحات المعلومات: قِس ما تريد تحسينه
التقرير الذي لا يُغيّر قرارًا هو عبء إضافي. لهذا نبني اللوحات حول أسئلة إدارية محدّدة لا حول ما تسهل طباعته.
ما الذي تقيسه تقارير نظام الاتصالات الإدارية؟
التقارير تقيس أربعة أشياء أساسًا: حجم العمل (عدد الوارد والصادر والمعاملات بالفترة والإدارة)، السرعة (متوسط زمن الإنجاز لكل نوع ونسبة ما أُنجز داخل المهلة)، الاختناقات (الخطوة التي تستهلك أطول وقت في المسار)، والتوزيع (عدد المعاملات المفتوحة لدى كل موظف). هذه المؤشرات الأربعة تجيب عن أغلب الأسئلة الإدارية الحقيقية.
أسئلة إدارية والتقرير الذي يجيبها
| السؤال | التقرير | ما تفعله بالنتيجة |
|---|---|---|
| ما الذي تأخّر ولدى من؟ | تقرير المتأخر | متابعة مباشرة لأسماء محدّدة بدل تعميم على الجميع |
| أي إدارة أبطأ من غيرها؟ | متوسط الإنجاز بالإدارة | تحديد ما إذا كان السبب حملًا زائدًا أم إجراءً معقّدًا |
| أي خطوة تستهلك الوقت؟ | تقرير الاختناقات | تبسيط الخطوة أو إعادة توزيع مسؤوليتها |
| هل الحمل موزّع بعدل؟ | أحمال الموظفين | إعادة توزيع بدل إضافة موظفين |
| أي جهات تراسلنا أكثر؟ | تحليل الوارد بالجهة | تجهيز قوالب رد جاهزة للأنماط المتكرّرة |
| لماذا تُعاد المعاملات؟ | أسباب الإرجاع | تعديل نموذج البداية ليطلب المستند الناقص مسبقًا |
| هل نتحسّن مع الوقت؟ | مقارنة الفترات | قياس أثر أي تغيير إجرائي بأرقام لا بانطباع |
خصائص عملية في التقارير
- تصفية بالفترة والإدارة والفرع ونوع المعاملة ودرجة الأولوية
- تصدير مباشر إلى إكسل وPDF دون وسيط
- اشتراك في تقرير دوري يصل بالبريد أسبوعيًا أو شهريًا
- لوحة مخصّصة لكل دور: المدير يرى إدارته، والإدارة العليا ترى المجمَّع
- مؤشرات محسوبة بأيام العمل لا بالأيام التقويمية حتى لا تُشوّهها العطل
الأسئلة الشائعة
هل التقارير جاهزة أم تحتاج إعدادًا؟
مجموعة تقارير جاهزة تعمل من اليوم الأول، مع إمكانية بناء تقارير مخصّصة بتحديد الحقول والمرشّحات دون برمجة.
هل يمكن ربط بيانات النظام بأداة تحليل خارجية؟
نعم، عبر واجهات برمجية تسحب البيانات إلى أدوات التحليل التي تستخدمها الجهة. التكاملات.
هل يرى مدير الإدارة تقارير إدارات أخرى؟
لا، إلا إن مُنح صلاحية أوسع. نطاق التقرير يتبع نطاق صلاحية المستخدم نفسه. الصلاحيات.
كيف تُحتسب مدة الإنجاز؟
من لحظة وصول المعاملة إلى المسؤول حتى إتمامه خطوته، بأيام العمل حسب تقويم الجهة مع استثناء العطل الرسمية ونهاية الأسبوع.
شاهد النظام على معاملاتك أنت، لا على بيانات تجريبية
نعرض عليك النظام في جلسة قصيرة بنماذج معاملات جهتك نفسها: خطاب وارد يُقيَّد ويُحال ويُعتمد ويُؤرشف أمامك.