عند الإحالة
معاملة جديدة وصلت إليك، مع موضوعها ومهلتها وتعليمات المُحيل.
أسوأ ما يمكن أن يحدث لنظام إشعارات أن يُصبح ضجيجًا. لهذا يُضبط عدد الإشعارات وتوقيتها وقناتها حسب أهمية الحدث لا حسب كل حركة في النظام.
الإشعارات تُرسَل عند أحداث محدّدة: إحالة معاملة إليك، اقتراب انتهاء مهلة، تجاوز المهلة، اعتماد أو رفض معاملة أرسلتها، وتعليق أو ملاحظة تخصّك. تصل داخل النظام وبالبريد الإلكتروني، ويمكن إضافة الرسائل النصية للأحداث الحرجة. لكل مستخدم ضبط قنواته، ولكل نوع حدث ضبط أهميته على مستوى الجهة.
معاملة جديدة وصلت إليك، مع موضوعها ومهلتها وتعليمات المُحيل.
تذكير مسبق بمدة قابلة للضبط — غالبًا يوم عمل واحد قبل الانتهاء.
إشعار لك وإشعار لرئيسك بعد مدة محدّدة من التجاوز.
اعتماد أو رفض أو إرجاع لمعاملة أنت مصدرها، مع سبب القرار.
رسالة واحدة بما لديك اليوم بدل إشعار عن كل معاملة.
إشعار بتعميم جديد يخصّك، مع تتبّع من اطّلع.
الجهة التي تُفعّل كل الإشعارات لكل الأحداث تصل خلال أسبوعين إلى مرحلة يتجاهل فيها الموظفون كل شيء. القاعدة العملية: الإشعار الفوري للأحداث التي تتطلّب فعلًا الآن، والملخّص اليومي لكل ما عداه.
ما نوصي به عند التشغيل: إشعار فوري للإحالة وللتجاوز فقط، وملخّص يومي واحد للبقية، ثم توسيع النطاق لاحقًا بناءً على طلب المستخدمين لا افتراضًا.
نعم، بالبريد الإلكتروني الذي يصل على الجوال، وبالرسائل النصية للأحداث الحرجة إن فُعّلت. النظام نفسه يعمل من متصفح الجوال فيمكن فتح المعاملة والتصرّف فيها مباشرة.
يستطيع ضبط قنواته وتحويل غير الحرج إلى ملخّص يومي، لكن الإشعارات الحرجة — كتجاوز المهلة — لا يمكن إيقافها لأنها جزء من آلية المساءلة.
نعم، قوالب الإشعارات قابلة للتعديل نصًا ولغةً وتوقيتًا لكل نوع حدث، دون برمجة.
عدم القراءة لا يوقف احتساب المهلة. النظام يوثّق أن الإشعار أُرسل ومتى، وأن المستخدم فتحه أو لم يفتحه، وكلاهما يظهر في سجل المعاملة.
نعرض عليك النظام في جلسة قصيرة بنماذج معاملات جهتك نفسها: خطاب وارد يُقيَّد ويُحال ويُعتمد ويُؤرشف أمامك.