نظام إدارة المعاملات: اعرف أين توقّفت المعاملة ومن يمسكها

المراسلة خطاب يُرسَل أو يُستقبَل. المعاملة إجراء له بداية ونهاية وخطوات ونتيجة. أحيانًا تبدأ المعاملة من مراسلة واردة، وأحيانًا تُفتح داخليًا بلا خطاب. النظام يتعامل معهما في مسار واحد مترابط.

نعم. يمكن إتاحة رابط أو بوابة يرى فيها صاحب المعاملة حالتها والخطوة الحالية والمدة المتوقّعة دون الاطّلاع على الملاحظات الداخلية أو أسماء الموظفين. هذا وحده يقلّل الاتصالات الواردة للاستفسار بشكل ملموس.

يمكن تعريف درجات أولوية تُقصّر المهلة تلقائيًا وتُظهر المعاملة في أعلى قائمة المسؤول، مع إشعار فوري بدل الإشعار المجدول. يمكن أيضًا تقييد من يملك صلاحية رفع الأولوية حتى لا تصبح كل معاملة عاجلة.

يمكن تعريف بديل للدور فتنتقل المعاملات إليه تلقائيًا خلال فترة الإجازة، أو تُعاد توزيعها من رئيس الإدارة. الهدف ألا تتوقّف المعاملة لأن شخصًا غائب.

بأيام العمل حسب تقويم الجهة، مع استثناء العطل الرسمية ونهاية الأسبوع. هذا مهم حتى لا تظهر معاملة "متأخرة" بسبب إجازة عيد.

نعم، عبر مؤشرات مثل متوسط زمن الإنجاز لكل إدارة ونوع معاملة، ونسبة ما أُنجز داخل المهلة، وعدد المعاملات المفتوحة لكل موظف. تفاصيل التقارير.